仕事が出来ない時はこれを抑えろ!仕事効率化3つのコツとは?

机から顔を出す男性

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この記事の所要時間: 448

はじめに

仕事が全然終わらない! 仕事に追われて気が狂いそう!こんな風に仕事に行き詰まった時、あなたはどうしていますか?

次の日に仕事を持ち越せれば良いのですが、そうはいかない時もあります。今回は「仕事が出来ない・終わらない時」すぐに実践できる仕事効率化のコツをご紹介します。

仕事が追い付かない

残業が常態化している人、家に仕事を持ち帰っている人は、しっかりと原因を突き止めて改善しないといずれ心身を壊してしまいます。

仕事が出来ない・仕事が終わらない原因は、単に仕事量が多いからだけではないはず。もしかしたら、仕事のやり方が非効率なのかも知れません。

心辺りがある方は、やり方を変えてクオリティは維持しつつ、時短するコツを掴みましょう。

仕事効率化をモノにすれば、ワンランク上のデキる人間になって、上司・部下・同僚からの評価をアップさせることも可能です。

仕事を効率化させる3つの基本

3つの箱

まずは基本である以下の3点を見直しましょう。

  1. 期限(時間)を決めて取り組む
  2. 仕事の優先度を決める
  3. スケジュール管理

 

この3つをあなたは既に出来ていると思っていませんか?実は頭では分かっていても、意外と実践出来ていない人が多いのです。

今一度この基本を振り返ってみましょう。他の方法を探すよりも、この基本の習得度を深める方がよほど効果的です。

3つの基本を活かす

効率化の習得度を深めるには、3つの基本にコツを加えると良いでしょう。
  1. 期限(時間)を決めるだけではなく、必ず守ること
  2. 仕事の優先度は重要度ではなく簡単に終わる仕事から
  3. スケジュールは詰め込まず「意識的な余白」を作る

 

このコツを加えることで、仕事を飛躍的に効率化できます。では、ここからはどの様に実践するのか?を具体的に説明していきます。

仕事効率化のコツ1

期限(時間)を決めて必ず守る

期限(時間)を決め、それを守ることで着実に仕事を終わらせることができます。無期限の仕事でも、下記の手順で仕事を整理し、自分の中で期限を設定しましょう。

  • To Doリストでタスク管理をする(アプリなどのツールを使いこなす、付箋でもOK)
  • 仕事を細分化する(例:メールチェックとメール作成は分けて考える・・・etc)
  • 細分化した工程ごとに期限を設定する(「〇時まで」または「〇分以内」と設定)

 

この作業は、スケジュールを組む前に行いましょう。無理のない期限を設定した上で、必ずこの期限を守るようにしましょう。

ポイント

しかし期限を守ることに必死で、融通のきかない人になる必要はありません。

これから説明する「仕事効率化のコツ2、3」も併せて実践することで臨機応変に対応する余裕を持った人になれます。

仕事効率化のコツ2

簡単に終わる仕事の優先度を高く

仕事を効率的にさばくには、仕事の重要度ではなく優先度を決めます。重要な仕事  =(イコール)優先度が高いと判断するのは早計です。

仕事を効率化させたい時、優先すべきは30分以内に終わる仕事です。特に、1日のはじめには簡単に終わる仕事を完了させることで、達成感を得てモチベーションアップに繋げることができます。

ポイント

30分以内に終わる仕事がないという場合、細分化する工程を見直しましょう。簡単にゴールできる目標を設定することに意味があるのです。

また簡単に終わる仕事を、全て先に終わらせる必要はありません。

1日のスケジュールのうち重い案件や、相手に合わせる仕事の隙間に散りばめることで、仕事を進行しながらリフレッシュの役割を果たします。

仕事効率化のコツ3

スケジュールに「意識的な余白」を作る

仕事を効率化するとき、スケジュール管理は欠かせないもの。

1日の予定や1つのプロジェクトスケジュールを立てる時には、スケジュールに意識的な余白、つまり何も予定がない、空いている時間を設定しましょう。

余白を設定することで、イレギュラーな事態があっても、その後のスケジュールへの影響を、最小限に抑えることが出来ます。

ポイント

たまたま時間に空きができる状態とは違い、意識的に空けた時間は、有意義なタイムマネジメントが可能です。

その時間に、その日に取り組んだ仕事の内容を振り返りましょう。自分で設定した期限に無理はなかったか?クオリティはキープできているか?

振り返ることで「効率化のコツ1、2」での改善点を見つけ、精度を上げることができます。

まとめ

高層ビル群

いかがでしたか?仕事効率化は、ポジティブな思考で取り組むことが大前提です。ポジティブな思考は、健康な心身を保つことで生まれます。

仕事効率化のコツを抑えていても、仕事が出来ない状態が続くなら、知らず知らずのうちに大きなストレスを抱え、パフォーマンスが低下している可能性があります。

 

その場合は一度、仕事内容や職場の人間関係を見直してみましょう。そして、特に注意すべきなのは、仕事が終わらないデスマーチの状態が続く場合。

もしかすると、無理な仕事量で心身が疲弊し、危険な状態になっているかも知れません。「うつ」や「過労」など、取り返しのつかない事態になる前に、上司や人事権限のある立場の人に相談しましょう。

あなたに合った業務内容の部署に異動するか、転職も視野に入れて今後のキャリアを考えてみましょう。そうすれば、今の非効率な状況を打開するキッカケになるのではないでしょうか。

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